赴日团队游手配流程是什么？从询价到成团的 9 个步骤
赴日团队游手配流程是什么？从询价到成团的 9 个步骤
赴日团队游的标准手配流程是 9 步：① 发询价单 → ② 行程可行性核验 → ③ 首次报价 → ④ 比价与修正 → ⑤ 暂定占位 → ⑥ 确认签约 → ⑦ 支付定金 → ⑧ 签证材料 → ⑨ 出发前最终确认。 从发出第一封询价到确认成团，常规节奏是 2〜4 周；樱花季（3 月下旬〜4 月上旬）与红叶季（11 月）则需要提前 4〜6 个月锁房锁车，否则不是价格问题，是根本没有车。整条链路上真正会把时间拖掉的只有两处——第 2 步的行程可行性，和第 5 步的占位期限，其余七步本质上都是文书流转。
先把一个常见误解拆掉：在日本，行程排不排得出来不是"司机辛苦一点"的问题，是法定上限的问题。 贷切巴士的单日行驶距离、驾驶时间、拘束时间都有国土交通省与厚生劳动省的硬性上限，超了就是违规，地接不会接，接了也会被运输局查。所以很多中文旅行社遇到的"日本地接报价慢"，真实原因往往是：你发过来的行程本身跑不通，对方正在替你重排。
先看一张表：9 个步骤分别由谁推进？要多久？
| 步骤 | 主导方 | 常规耗时 | 最常见的卡点 |
|---|---|---|---|
| 1. 发询价单（RFQ） | 组团社 | 当天 | 人数、房型、餐标、必去点缺项，对方无法报价 |
| 2. 行程可行性核验 | 地接／手配業者 | 1〜2 个工作日 | 单日行驶距离超上限，需要重排或加车加司机 |
| 3. 首次报价 | 地接 | 1〜2 个工作日 | 净价还是含佣、含不含税费没说清 |
| 4. 比价与修正 | 组团社 | 3〜7 天 | 几家报价口径不同，表面价差不是真实价差 |
| 5. 暂定占位（仮予約） | 地接 | 即时，但有期限 | option 期限到期自动释放，旺季当天就被别人拿走 |
| 6. 确认签约 | 双方 | 1〜3 天 | 取消料阶梯与不可抗力条款没逐条读 |
| 7. 支付定金 | 组团社 | 3〜5 天（跨境汇款） | 汇率口径、手续费谁承担、发票要件 |
| 8. 签证材料 | 双方分工 | 5〜15 个工作日 | 身元保证书、确认过的行程表与酒店确认书三者对不上 |
| 9. 出发前最终确认 | 地接 | 出发前 7〜3 天 | 最终名单变更、航班变动、现场联络体制没落实 |
表中的耗时是顺利情况下的日历时间，不含节假日与对方的营业日差。日本的黄金周（4 月底〜5 月初）、盂兰盆（8 月中旬）、年末年始（12 月底〜1 月初）期间，绝大多数供应商的回应速度会显著下降，排期时要把这几段单独扣掉。
第 1〜3 步：询价单要写什么，对方才能一次报准？
绝大多数"报价慢"是询价单不完整造成的。一封能让对方一次报准的询价单，必须写满这 9 项：
- 确定的日期（不是"4 月左右"），以及是否可浮动 ±2 天
- 人数与构成——成人／儿童／婴儿分别几人，儿童的年龄与是否占床
- 房型明细——单人间、双床间、大床间各几间；日式旅馆要写清是否接受和室通铺
- 餐标——每餐的预算档位，以及有没有清真、素食、过敏等限制
- 必去点与必住点——哪些是客人点名的、不能替换的
- 交通方式——全程包车，还是新干线＋当地包车的混合
- 导游语种与人数——中文、粤语、或中英双语
- 预算区间与结算币种——日元还是人民币，谁承担汇率风险
- 报价口径——要净价（你自己加价）还是含佣价
第 9 项最容易漏，也最容易导致后面全盘返工。净价（ネット／素価） 是对方给你的成本价，你自己加价对客；含佣价 是给你一个对客价，再按比例返佣。两种价不能横向比较，拿净价和含佣价放一起比"谁便宜"，比的是两个不同的东西。
还有一项必须在第 1 步就问清：对方有没有「旅行サービス手配業」登録番号。 2018 年 1 月 4 日改正旅行業法施行后，在日本为旅行社安排住宿、交通、导游的手配业务改为都道府県知事登记制，没有登録番号即属无照经营。同时要对方出示適格請求書（发票）样本，确认上面有 T 开头 13 位的登録番号，否则你这边的进项抵扣会出问题。
为什么行程排不出来？日本贷切巴士的法定上限是多少？
这是第 2 步的全部内容，也是中文旅行社最容易低估的一环。日本对贷切巴士驾驶员有两套叠加的规制——国土交通省的「交替運転者の配置基準」（2013 年 8 月 1 日适用）和厚生劳动省的改善基準告示（2024 年 4 月 1 日改正现行）。两套必须同时满足，不是二选一。
| 约束项 | 上限 | 放宽条件 |
|---|---|---|
| 昼间单次运行的实车距离 | 500 km | 实车区间途中确保合计 1 小时以上休息（分割时每次连续 20 分以上）→ 600 km |
| 夜间单次运行的实车距离 | 400 km | 运行前确保 11 小时以上休息期间，且该次乘务时间在 10 小时以内；或在实车 100〜400 km 之间确保连续 1 小时以上的仮眠休息 → 500 km |
| 1 日合计实车距离 | 600 km | 每周最多 2 次可超过 |
| 1 日驾驶时间 | 9 小时 | 除夜间单人运行外，每周最多 2 次可到 10 小时 |
| 单次运行的驾驶时间 | 昼间 9 小时／夜间 9 小时 | 昼间每周 2 次可到 10 小时；夜间无例外 |
| 连续驾驶 | 每 4 小时须确保合计 30 分以上休息 | 高速公路的实车运行区间，连续驾驶大致以 2 小时为限 |
| 1 日拘束时间 | 原则 13 小时 | 最长 15 小时；超过 14 小时以每周 3 次为目安 |
三个必须落到排程上的点：
第一，「实车距离」不等于总行驶距离。 它只算"旅客可以乘车的区间"，回送（空驶）不计入实车距离——但回送计入驾驶时间和拘束时间。所以"车库到酒店很近"这种想法没用，早上从车库空驶 1 小时过来接人，那 1 小时照样吃掉司机的驾驶时间额度。
第二，「夜间」的定义比你想的窄。 法规上的夜间单人运行，指的是最初旅客上车时刻或最后旅客下车时刻落在凌晨 2 点到 4 点之间，或者运行跨越这个时段。所以晚上 11 点落地、12 点半送到酒店，这不是夜间运行；但红眼航班凌晨 3 点接机，就是，距离上限立刻从 500 km 掉到 400 km。
第三，1 日拘束 13 小时是含休息的总时长。 一个"早 7 点出车、晚 8 点收车"的行程就已经是 13 小时，再加上车库往返的回送，很容易顶到 15 小时的上限。这就是为什么"东京出发、当天往返白川乡"这类行程，正规地接会直接回绝。
那一天的车大概多少钱？
日本贷切巴士实行时间制运赁＋公里制运赁的合算，各地方运输局公示基准额。以关东运输局 2025 年 9 月 26 日改定后的大型车为例：时间制 7,190 日元／小时，公里制 170 日元／公里。一趟 10 小时、300 公里的行程，时间制部分按实际时间加 2 小时（点呼与车辆点检）计算：
(10＋2) × 7,190 ＋ 300 × 170 ＝ 137,280 日元（税抜），约 151,008 日元（税込）
这只是运赁本体，还要另加高速费、停车费、驾驶员的住宿餐费（跨夜行程）。需要配置第二名驾驶员时，成本不是加一点点，是接近翻倍。所以第 2 步的结论如果是"要加司机"，整个报价的量级会变，必须在第 3 步之前就告诉客人。
导游那一侧：观光厅 2023 年的通译案内士问卷显示，"每天每个案件的平均报酬"占比最高的档位是 2〜3 万日元（35.5%），其次是 3〜5 万日元（24.6%）——该调查未按语种拆分，中文导游的实际行情要以具体报价为准。另外 2018 年 1 月 4 日通訳案内士法改正后，无资格者也可以有偿从事导游业务，所以"有没有证"已经不是合规的门槛，而是质量的参考。
第 4〜6 步：什么时候必须占位？取消条款怎么看？
比价阶段最大的陷阱是：你在比价，位子在流失。 日本的旺季住宿与巴士都是先到先得，第 4 步拖一周，第 5 步可能就没有可占的位了。
实操上的分界线是这样的：只要客人已经交了意向金或签了意向书，就应该立即进入第 5 步暂定占位（仮予約），而不是等比价完全结束。 仮予約通常不收费、但有 option 期限（通例 1〜2 周，旺季会短到 3〜5 天），期限内不确认就自动释放。这个期限必须写进你的内部跟单表，因为它到期时不会有人提醒你。
第 6 步签约时，逐条核这三样：
1. 取消料的阶梯。 日本供应商的取消料通常按"出发前第几天"分档递增，越靠近出发扣得越多。要注意两件事：一是酒店、巴士、导游、餐厅的阶梯各不相同，不存在一个统一的日期；二是这些阶梯来自你和各供应商的个别合同，和日本标准旅行業約款里募集型企画旅行的那套取消料完全是两回事，不能拿来互相套用。签约时要拿到的是一张按供应商分行的取消料对照表，不是一句"按行业惯例"。
2. 不可抗力的定义与分摊。 台风、地震、航班取消时，谁承担已发生的费用、谁承担替代安排的差额，必须写死。特别是"航班取消但酒店照收"这种情形，是最常见的争议点。
3. 人数增减的容许幅度。 团队报价是按人数档位算的，40 人掉到 35 人，单价会变。合同里要写明：人数变动多少以内不调价、超出后按什么规则重算、以及最晚哪一天可以调整。
第 7〜9 步：签证和出发前确认，谁准备什么？
第 7 步：定金怎么付才不出问题
跨境付款要在合同里写死四项：结算币种、汇率采用哪一天的哪个口径（TTS／TTM／社内レート）、汇款手续费由谁承担（OUR／SHA／BEN）、以及发票开具要件。定金比例通常在 30〜50% 之间，视对方对你的授信而定。
有一个不能绕的点：日本国内的住宿、交通、导游服务不适用出口免税。即使你是境外旅行社，这些服务因为属于"在日本国内直接享受便益"，仍要课 10% 消费税（消費税法施行令 17 条 2 項 7 号）。报价单上不写明含不含税，结算时就是 10% 的争执。
第 8 步：中国团体观光签证需要日方做什么
中国国籍者以观光目的访日，基本上采取「团体观光」的形式，通过中国国内的旅行社申请，由日本的旅行社作为身元保证人准备文件。两项硬约束必须提前告知客人：
- 停留期间 15 天以内
- 必须是有领队随团的行程，不允许"无领队自由行动"
也就是说，如果客人想在团期中脱队几天自由活动，团体观光签证这条路走不通，得改成个人观光签证——那是完全不同的申请路径和材料。这件事必须在第 1 步就问清楚，等到第 8 步才发现，整个行程要重做。
日方（地接／身元保证人）通常负责出具：身元保証書、确认过的行程表、酒店预约确认书。这三份文件必须与实际手配内容一致——行程表上写着住 A 酒店、确认书却是 B 酒店，是最典型的被退件理由。
第 9 步：出发前 7〜3 天要确认什么
最终名单（护照拼写与实际一致）、最终房型分配、航班号与到达时间的最新版、餐厅与特殊餐食的再确认，以及现场联络体制——领队、导游、地接紧急联络人三方的电话与即时通讯，要在出发前就互相加上，不要等落地才交换。
到这一步为止是"成团"。但流程并没有结束——回程后还有精算：实际发生与预估的差额、追加请求、退款，以及各项凭证的回收。这一段的口径如果在第 6 步没约定清楚，精算阶段的扯皮会比手配阶段更耗人。
结算对不上账，通常错在哪？
四个高频点，和手配流程本身一样值得在第 6 步就锁定：
1. 按房还是按人。 城市酒店报的是每间房的房费（1 室あたり），日式旅馆报的是每人每晚（1 名 1 泊）且默认含两餐。拿旅馆的人均价乘房间数，会直接算错一倍量级。
2. 宿泊税与入汤税是现场另收的。 这两项按人按晚征收，不进酒店房费，也就不会出现在你拿到的净价里。特别提醒：京都市的宿泊税已于 2026 年 3 月 1 日改定，高价位住宿的税额发生了数量级变化，跨该日期的行程要按住宿日分别计税。
3. 巴士的高速费与停车费是实费另计的。 运赁报价里不含，回程按实报销，所以预估和实际必然有差。
4. 汇率差。 定金按 A 日汇率、尾款按 B 日汇率，两次折算的差额要事先说明由谁吸收。
Splendor Star 在这条流程里做哪几步
坦白说明定位：Splendor Star 是日本地接／DMC 型的 B2B 预订平台，由株式会社 KIZUNA（2015 年 5 月设立于东京日本桥，约 50 名员工）运营。在上面这 9 步里，我们承担的是第 2、3、5、8、9 步的日方一侧——行程可行性核验、报价、库存占位、签证文件中日方需出具的部分，以及出发前与现场的对接。可对照的能力是：日本本地法人与实体办公室、超过 60 万条的日本 POI 数据、多供应商实时报价汇总，以及含中文在内的日／英／中／韩四语行程输出。
同样坦白的是短板：我们不代办中国一侧的签证申请（那必须由中国国内的指定旅行社提交），也不提供旅行业级别的总账与复杂分润核算，需要精细财务处理的公司应与既有系统并用。我们的强项在日本本地资源的深度与出价速度。
FAQ
赴日团队游从询价到成团要多久？ 常规团 2〜4 周可以走完全部 9 步。樱花季与红叶季需提前 4〜6 个月启动，因为巴士与热门酒店在那两段是先到先得，拖到 1 个月内基本已无可占库存。
日本贷切巴士一天最多能跑多远？ 昼间单次运行的实车距离原则上不超过 500 公里，途中确保合计 1 小时以上休息可到 600 公里；夜间原则 400 公里。1 日合计实车距离上限 600 公里，每周最多 2 次可超过。
为什么地接说我的行程"跑不了"？ 多半是撞到了驾驶员的法定上限：1 日驾驶 9 小时、拘束 13 小时（最长 15 小时）、连续驾驶每 4 小时须休息 30 分。回送空驶也算进驾驶时间，这点最容易被漏算。
中国团体观光签证允许团员中途脱队吗？ 不允许。团体观光以有领队随团为前提，不认可无领队的自由行动，停留期间也限 15 天以内。有脱队需求就必须改走个人观光签证。
暂定占位（仮予約）会收费吗？到期会怎样？ 通常不收费，但有 option 期限，通例 1〜2 周、旺季更短。期限内不确认就自动释放，且不会有人提醒你，必须自己记进跟单表。
延伸阅读
- 《日本地接社怎么选？中文旅行社对接日本 DMC 的 6 个判断点》—— 本文第 1 步"选谁来询价"的展开篇，含资质、报价口径与巴士合规的逐项核对清单
- 《日本酒店同业价怎么拿？旅行社直连库存与实时报价的 4 种方式》—— 本文第 3 步"报价从哪来"的上游篇，含宿泊税与对账口径的四个坑
Last updated: 2026-09-24